اتوماسیون میزکار چیست و چطور کار می‌کند؟

این قابلیت چیست؟

اتوماسیون یعنی وقتی در میزکار کاری انجام می‌شود، میزکار بدون دخالت دستی شما کار بعدی را هم انجام دهد.

مثال‌های رایج:

• بعد از ثبت مخاطب جدید، پیامک خوش‌آمد بفرستد

• وقتی فاکتور به مرحله «تحویل» رسید، فرم نظرسنجی بسازد و لینک آن را پیامک کند

• اگر مشتری بدهکار است، اجازه ندهد فاکتور به مرحله بعد برود

• بعد از ثبت دریافت، یک کار پیگیری برای تیم مالی بسازد

شما نیازی به کدنویسی ندارید؛ فقط قانون تعریف می‌کنید.

قبل از هر چیز — یک مثال ساده

فرض کنید می‌خواهید بعد از تحویل فاکتور، نظرسنجی بگیرید:

1. وقتی فاکتور فروش به مرحله «تحویل شده» رسید

2. آنگاه یک فرم نظرسنجی برای همان مشتری ساخته شود

3. وقتی آن فرم ساخته شد، پیامک حاوی لینک فرم برای مشتری ارسال شود

این کار با دو قانون جدا انجام می‌شود — نه یک قانون پیچیده. راهنمای گام‌به‌گام: اتوماسیون نظرسنجی بعد از فاکتور.

هر قانون از سه بخش تشکیل شده

وقتی فرم «ایجاد قانون» را باز می‌کنید، این سه بخش را در ذهن داشته باشید:

۱. چه موقع؟ (محرک)

۲. فقط اگر… (اختیاری)

بخش شرط پیشرفته برای فیلتر کردن است.

• اگر خالی بگذارید = قانون همیشه اجرا می‌شود (به‌شرط اینکه محرک درست باشد)

• اگر پر کنید = فقط وقتی شرط برقرار باشد اجرا می‌شود

مثال‌های قابل فهم:

• مبلغ فاکتور بیشتر از ۵ میلیون تومان باشد

• مشتری بدهکار باشد

• مشتری منبع سرنخ نداشته باشد

برای شرط‌های پیشرفته‌تر، در همان صفحه قوانین دکمه راهنمای توکن را بزنید.

۳. چه کاری؟ (اکشن)

کار خودکاری که باید انجام شود — مثلاً پیامک، ساخت کار، یادداشت، اعلان، ساخت فرم، و غیره.

کجا در پنل پیدا می‌شود؟

چه کارهایی می‌تواند خودکار انجام شود؟

روی چه چیزهایی می‌توان قانون گذاشت؟

برای آیتم فرم، علاوه بر موجودیت باید فرم مشخص را هم انتخاب کنید تا قانون فقط روی همان فرم اجرا شود.

گام‌به‌گام — اولین قانون

1. به تنظیمات ← قوانین اتوماسیون بروید.

2. قانون جدید را بزنید.

3. یک نام واضح بگذارید (مثلاً «پیامک خوش‌آمد مخاطب»).

4. موجودیت و رویداد را انتخاب کنید.

5. اگر رویداد «تغییر مرحله» است، مرحله فرایند را هم مشخص کنید.

6. نوع اکشن و جزئیات آن را پر کنید.

7. اگر نیاز به فیلتر دارید، بخش شرط پیشرفته را باز کنید؛ وگرنه خالی بگذارید.

8. برای تست اول، می‌توانید تیک فعال را بردارید، ذخیره کنید، بعد از بررسی دوباره فعال کنید.

9. یک رکورد تستی بسازید یا ویرایش کنید تا قانون اجرا شود.

10. در لاگ اتوماسیون یا تاریخچه اتوماسیون همان رکورد، نتیجه را ببینید.

ترتیب اجرا

اگر چند قانون برای یک رویداد دارید، ترتیب مشخص می‌کند کدام زودتر بررسی شود (عدد کمتر = زودتر).

نکته: بعضی اکشن‌ها (مثل تغییر مرحله یا مسدودسازی) می‌توانند بقیه قوانین همان لحظه را متوقف کنند. برای سناریوهای چندمرحله‌ای، راهنمای سناریوها را ببینید.

اگر درست کار نکرد

کجا بررسی کنم؟

• لاگ اتوماسیون — همه اجراها با فیلتر تاریخ و نوع

• تاریخچه اتوماسیون — داخل صفحه همان فاکتور یا مخاطب

• ویرایش گام فرایند — لیست قوانین مرتبط با آن گام

نکات مهم

• یک قانون = یک کار ساده. برای نظرسنجی بعد از فاکتور، دو قانون جدا بهتر از یک قانون شلوغ است.

• گزینه اگر قبلاً ساخته شده، دوباره نساز برای فرم‌هایی که نباید تکراری شوند مفید است.

• شرط خالی یعنی همیشه — فقط محرک (موجودیت + رویداد + مرحله) کافی است.

• قبل از استفاده در محیط واقعی، با یک رکورد تست امتحان کنید.

منابع

• نظرسنجی بعد از فاکتور — گام‌به‌گام

• سناریوها و ایده‌های کاربردی

• مرجع فنی (فیلدها، Expression، توکن‌ها) — برای تنظیمات پیشرفته و پشتیبانی